Datenschutzerklärung – Carenio

1. Verantwortlicher

Jürgen Spiegel, JS Consulting, Parkstraße 18, 8700 Leoben, spiegel@jsconsulting.biz

2. Konto- und Profildaten

Anmeldung: E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert beim Hosting-Anbieter, siehe Punkt 9), Rolle (Agentur bzw. Pflegeheim oder Fachkraft).
Konten von Vermittlungsagenturen und Pflegeheimen: Art des Betriebs (Vermittlungsagentur oder Pflegeheim), Firmenname, Ansprechperson, Sitz, Telefon, Firmenbuchnummer/UID; bei Vermittlungsagenturen das ÖQZ-24-Zertifikat, bei Pflegeheimen – freiwillig – Rechtsträger und Zahl der Betreuungsplätze.
Fachkraft-Konten: Vorname, Nachname, Berufsgruppe, Region, Verfügbarkeit, Turnus, Honorarvorstellung, Deutschkenntnisse, Führerschein, Berufs-, Stations- bzw. Führungserfahrung, Erfahrungs- und Kompetenzbereiche aus einer festen Auswahlliste, Zusatzausbildungen, Zeitpunkt der Selbsterklärung zur selbstständigen/ gewerblichen Berufsausübung.

Kontaktdaten der Fachkraft (Geburtsdatum, Adresse, Telefon und – freiwillig – eine E-Mail-Adresse für Agenturen und Pflegeheime) werden getrennt vom Profil gespeichert und sind für Agenturen und Pflegeheime erst sichtbar, nachdem die Fachkraft sie für genau diesen Betrieb freigegeben hat (Punkt 5).

Profilfoto (freiwillig): Das Foto sehen die Fachkraft selbst und – nur bei erteilter Einwilligung zur Sichtbarkeit (Punkt 4) – angemeldete Agenturen bzw. Pflegeheime. Ersetzte oder entfernte Fotos werden gelöscht.
Referenzen (freiwillig): Freitext der Fachkraft zu früheren Einsätzen, sichtbar wie das Profil.
Anonymes Profil (freiwillig, kostenlos): Schaltet die Fachkraft ihr Profil anonym, sehen Agenturen und Pflegeheime weder Namen noch Foto – auch nicht nach einer Kontaktfreigabe (dann nur Telefon, E-Mail und Adresse). Gespeichert wird nur diese Einstellung. [Rechtsgrundlage zu prüfen.]

Zweck: Bereitstellung des Nutzerkontos, Abschluss und Erfüllung des Nutzungsvertrags mit Carenio.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. [Für Foto und Referenzen zu prüfen.]
Speicherdauer: bis zur Löschung des Kontos, danach [X Monate] zur Missbrauchs-/Beweissicherung, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht länger verlangt. [Die App löscht derzeit sofort, siehe Punkt 8.]

Anmeldung mit E-Mail-Code (Betreuungskräfte): Nach dem Passwort schicken wir einen sechsstelligen Code an die Anmelde-E-Mail-Adresse; erst damit ist die Anmeldung abgeschlossen. Dafür speichern wir nur einen Hash-Wert des Codes (nicht den Code selbst), wann er erstellt wurde und bis wann er gilt (10 Minuten), welche Anmeldesitzung damit bestätigt wurde sowie die Zahl falscher Codes (nach 5 falschen Codes ist die Anmeldung 15 Minuten gesperrt). Für die Anmeldung verwenden wir keine Handynummer und keinen SMS-Dienst.
Zweck: Schutz des Kontos und der Nachweise vor fremdem Zugriff, auch wenn jemand das Passwort kennt.
Speicherdauer: Die Bestätigung einer Anmeldesitzung endet mit der Abmeldung, spätestens nach 30 Tagen. Codes, die älter als einen Tag sind, löschen wir beim nächsten Code; alle diese Einträge werden mit dem Konto gelöscht.

3. Stellenanzeigen

Agenturen und Pflegeheime erstellen Anzeigen (Art der Beschäftigung, Berufsgruppe, Region, Zeitraum, Turnus, Honorarrahmen, Anforderungscodes aus einer festen Auswahlliste), sichtbar für alle angemeldeten Nutzer.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung Art. 6 Abs. 1 lit. b (gegenüber dem inserierenden Betrieb) sowie berechtigtes Interesse Art. 6 Abs. 1 lit. f (Sichtbarmachung für Fachkräfte, da Kernzweck der Plattform).

4. Mehrfach-Sichtbarkeit von Fachkraft-Profilen

Ein Fachkraft-Profil (ohne Kontaktdaten) wird für Agenturen bzw. Pflegeheime erst sichtbar, wenn die Fachkraft dem ausdrücklich zugestimmt hat. Die Einwilligung wird getrennt erteilt: eine für Vermittlungsagenturen und eine für Pflegeheime. Vermittlungsagenturen sehen das Profil nur mit der ersten, Pflegeheime nur mit der zweiten. Der Zeitpunkt jeder Einwilligung wird gespeichert; jede ist jederzeit im Profil mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Rechtsgrundlage: Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Speicherdauer: bis zum Widerruf oder zur Löschung des Kontos.

5. Kontaktfreigabe an Agenturen und Pflegeheime

Eine Agentur oder ein Pflegeheim kann um die Kontaktdaten einer Fachkraft bitten. Die Fachkraft entscheidet selbst: Sie gibt frei oder lehnt ab, oder sie zeigt bei einer Stelle „Ich habe Interesse“ und gibt damit ihre Kontaktdaten für den Betrieb dieser Stelle frei. Gespeichert werden Anfrage, Entscheidung mit Zeitpunkt und die Stellen, an denen Interesse besteht. Eine Freigabe lässt sich zurücknehmen; danach sieht der Betrieb die Kontaktdaten nicht mehr.

Rechtsgrundlage: [zu prüfen – Einwilligung bzw. vorvertragliche Maßnahme auf Wunsch der Fachkraft].

Einstellungsmeldung: Hat ein Betrieb eine Fachkraft nach freigegebenem Kontakt eingestellt, kann er das in Carenio melden. Gespeichert werden Betrieb, Fachkraft, Zeitpunkt, das vom Betrieb angegebene Jahresbruttogehalt, der daraus berechnete Prozentsatz und Betrag der Vermittlungsgebühr (die zahlt nur der Betrieb) und der Stand der Abrechnung. Die Fachkraft sieht in ihrer Datenauskunft, ob und wann eine Einstellung gemeldet wurde, nicht aber Gehalt und Betrag. [Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsdauer und Umfang der Auskunft an die Fachkraft zu prüfen.]

5a. Bewertungen

Pflegeheime werden dabei wie Agenturen behandelt: Betreuungskräfte können Pflegeheime bewerten, Pflegeheime können Betreuungskräfte bewerten; es gelten dieselben Regeln.

Bewertungen sieht immer nur die Gegenseite: Bewertungen über Agenturen sehen Betreuungskräfte (und die bewertete Agentur selbst), Bewertungen über Betreuungskräfte sehen Agenturen (und die bewertete Betreuungskraft selbst). Andere Agenturen sehen keine Bewertungen über Agenturen, andere Betreuungskräfte keine Bewertungen über Betreuungskräfte.

Betreuungskräfte bewerten Agenturen

Betreuungskräfte, die mit einer Agentur über Carenio in Kontakt waren (freigegebener Kontakt), können diese Agentur freiwillig bewerten. Gespeichert werden die Noten, die Antwort auf „Würden Sie weiterempfehlen?“, ein freiwilliger Text, die Berufsgruppe, der Monat sowie – intern – wer die Bewertung geschrieben hat und wann. Meldet jemand eine Bewertung, speichern wir den Grund und – intern – wer gemeldet hat. Die Stellungnahme einer Agentur speichern wir mit Zeitpunkt.

Anonyme Anzeige: Andere Betreuungskräfte und die Agentur sehen nie, wer bewertet hat, sondern nur Berufsgruppe und Monat. Durchschnitt und einzelne Bewertungen sehen Betreuungskräfte erst ab drei veröffentlichten Bewertungen einer Agentur. Wie viele Kontakte eine Agentur über Carenio hatte, weiß sie selbst; bei sehr wenigen Kontakten kann sie deshalb vermuten, von wem eine Bewertung stammt.

Prüfung: Unser Prüfteam prüft jede neue oder geänderte Bewertung und jede Stellungnahme vor der Veröffentlichung auf Regelverstöße (z. B. Angaben zu betreuten Personen, Beleidigungen), nicht auf inhaltliche Richtigkeit. Auch das Prüfteam sieht nicht, wer bewertet oder gemeldet hat.

Löschung: Die Verfasserin bzw. der Verfasser kann die eigene Bewertung jederzeit ändern oder löschen; beim Löschen des Kontos werden auch die eigenen Bewertungen gelöscht. Die eigenen Bewertungen sind in der Datenauskunft unter „Mein Konto“ enthalten.

Agenturen bewerten Betreuungskräfte

Agenturen, deren Kontaktanfrage eine Betreuungskraft freigegeben hat (oder bei deren Stelle sie „Ich habe Interesse“ gewählt hat), können die Zusammenarbeit mit ihr freiwillig bewerten. Gespeichert werden die Noten, die Antwort auf „Würden Sie wieder mit ihr/ihm zusammenarbeiten?“, ein freiwilliger Text, der Monat sowie – intern – welche Agentur die Bewertung geschrieben hat und wann. Meldet jemand eine Bewertung, speichern wir den Grund und – intern – wer gemeldet hat. Die Stellungnahme der Betreuungskraft speichern wir mit Zeitpunkt.

Wer sieht die Bewertungen: Agenturen, die das Profil sehen dürfen (also nur bei Einwilligung in die Sichtbarkeit), sehen Durchschnitt und einzelne Bewertungen erst ab drei veröffentlichten Bewertungen über die Person. Die bewertete Betreuungskraft sieht jede veröffentlichte Bewertung über sich. Andere Betreuungskräfte sehen diese Bewertungen nie. Niemand außer der verfassenden Agentur sieht, welche Agentur bewertet hat – angezeigt werden nur „Agentur oder Pflegeheim“ und der Monat. Die Betreuungskraft weiß, mit welchen Agenturen sie Kontakt hatte; bei sehr wenigen Kontakten kann sie deshalb vermuten, von wem eine Bewertung stammt.

Prüfung: Unser Prüfteam prüft jede neue oder geänderte Bewertung und jede Stellungnahme vor der Veröffentlichung auf Regelverstöße, nicht auf inhaltliche Richtigkeit. Nicht erlaubt sind insbesondere Angaben zu betreuten Personen und Angaben zu Gesundheit, Herkunft, Religion oder Privatleben der Betreuungskraft. Betreuungskräfte gehören bei diesen Bewertungen nicht zum Prüfteam.

Auskunft, Antwort und Melden: Die bewertete Betreuungskraft sieht unter „Bewertungen über mich“ jede veröffentlichte Bewertung über sich, kann einmal je Bewertung antworten und eine Bewertung melden. Bei einer Meldung wegen Angaben zu betreuten Personen oder Angaben zur Person blenden wir die Bewertung sofort aus, bis das Prüfteam entschieden hat. Die veröffentlichten Bewertungen über sie und ihre eigenen Stellungnahmen sind in der Datenauskunft unter „Mein Konto“ enthalten (ohne die verfassende Agentur).

Löschung: Die verfassende Agentur kann ihre Bewertung jederzeit ändern oder löschen. Beim Löschen des Kontos der Agentur werden ihre Bewertungen gelöscht, beim Löschen des Kontos der Betreuungskraft alle Bewertungen über sie samt ihren Stellungnahmen.

Rechtsgrundlage: [zu prüfen].

6. Nachweise (Qualifikationsnachweise, Registernummern)

Diplome/Zeugnisse bzw. GISA- oder Gesundheitsberuferegister-Nummern werden in einem privaten Speicherbereich abgelegt, zugänglich nur für die Fachkraft selbst und ein internes Prüfteam. Das Prüfteam sieht dazu Name, Geburtsdatum und Berufsgruppe der Person, um das Dokument bzw. den Registereintrag abzugleichen.

Löschung des Rohdokuments: Nach der Prüfung (Bestätigung oder Ablehnung) wird das hochgeladene Dokument gelöscht. Gespeichert bleibt nur der Prüfvermerk: Art des Nachweises, Ergebnis, Zeitpunkt und wer im Prüfteam geprüft hat; eine Registernummer bleibt erhalten.

Zugriffsprotokoll: Jedes Öffnen eines Dokuments durch das Prüfteam sowie die Entscheidung werden mit Zeitpunkt protokolliert; ohne diesen Eintrag lässt sich ein Dokument nicht öffnen. Die Fachkraft sieht, wann ihr Nachweis angesehen oder entschieden wurde, nicht aber, welche Person im Prüfteam das war.

Zweck: Verifizierung der Qualifikation als Voraussetzung der Plattformnutzung.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung Art. 6 Abs. 1 lit. b, ergänzend berechtigtes Interesse Art. 6 Abs. 1 lit. f (Betrugsprävention, Qualitätssicherung der Plattform).
Speicherdauer: Rohdokument bis zur Prüfung; Prüfvermerk und Protokoll bis zur Löschung des Kontos [bzw. X Jahre danach zu Nachweiszwecken – zu klären].

7. Cookies

Carenio setzt nur technisch notwendige Cookies bzw. Cookies, die eine Wahl der Nutzerin oder des Nutzers speichern. Es gibt keine Analyse- oder Tracking-Dienste.

Für den Anmelde-Code per E-Mail setzt Carenio kein eigenes Cookie; die Bestätigung hängt an der Anmeldesitzung.

Rechtsgrundlage: [zu prüfen].

8. Datenauskunft und Löschung über „Mein Konto“

Unter Mein Konto können angemeldete Nutzer ihre gespeicherten Daten als Datei herunterladen (Art. 15 und 20 DSGVO) und ihr Konto selbst löschen (Art. 17 DSGVO). Beim Löschen werden Profil, Kontaktdaten, Nachweise samt Dateien, Foto, Kontaktanfragen bzw. Stellenanzeigen sofort entfernt. Konten des Prüfteams löschen wir auf Anfrage, weil Prüfvermerke erhalten bleiben müssen.

9. Hosting/Empfänger

Die Daten (Datenbank und Dateiablage) liegen auf einem eigenen Server bei Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg, EU). [Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO mit Hetzner abzuschließen bzw. zu bestätigen – vor Livegang zu klären.]

E-Mail-Versand: E-Mails (Anmelde-Code, Link „Passwort zurücksetzen“, Bestätigung der E-Mail-Adresse) verschicken wir über Google Workspace/Gmail (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) als Auftragsverarbeiter. Er erhält dafür die E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht. [Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google (Google Workspace-Nutzungsbedingungen inkl. Data Processing Amendment) zu bestätigen.] Einen SMS-Anbieter setzen wir nicht ein.

Empfänger von Fachkraft-Daten sind Vermittlungsagenturen und Pflegeheime, und zwar das Profil nur bei der jeweiligen Einwilligung (Punkt 4) und die Kontaktdaten nur nach Freigabe (Punkt 5).

10. Betroffenenrechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Auskunft und Löschung gehen direkt unter „Mein Konto“ (Punkt 8); alle Anfragen auch an spiegel@jsconsulting.biz.

11. Beschwerderecht

Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.